نامه همراه مقاله (cover letter یا نامه به سردبیر)

فرض کنید مقاله ای به مجله میکرو/نانولیتوگرافی، MEMS و MOEMS (JM3) ارسال می‌شود، ابتدا مقاله در اختیار سردبیر قرار می‌گیرد. سردبیر قبل از هر کاری ابتدا cover letter را مطالعه می کند. در واقع نامه به سردبیر باعث می‌شود به اولین برداشت و احساس خود از مقاله دست یابد. آیا این نامه مهم است؟ البته که چنین است، اما اجازه دهید توضیح دهیم که چرا پژوهشگران باید آن را مهم تلقی نمایند.

هدف اصلی cover letter یا نامه به سردبیر

بعد از دریافت مقاله، اولین تصمیمی که باید اتخاذ شود این است آیا ارسال مقاله برای فرآیند داوری مؤثر خواهد بود و یا باید از روند بررسی کنار گذاشته شود. cover letter اطلاعات لازم در مورد این تصمیم بسیار مهم را در اختیار سردبیر قرار می‌دهد (و یا دست کم باید چنین باشد). اگر تصور کنیم مقاله شایسته ارزیابی و داوری توسط مجله است، تصمیم دوم مربوط به این است که براساس هماهنگی تخصص ویراستار با موضوع مقاله این مقاله باید برای کدام ویراستار ارشد ارسال شود.

ویراستار ارشد ، فرایند را تکرار کرده و در این باره تصمیم می‌گیرد که آیا این مقاله بدون فرآیند ارزیابی و داوری رد شده و یا در غیر این صورت در اختیار کدام ویراستار قرار بگیرد. در نهایت، ویراستار مجدداً cover letter یا همان نامه به سردبیر را مطالعه کرده و در مورد رد آن بدون ارزیابی تصمیم‌گیری می‌کند.

اگر ویراستار بر این باور باشد که مطالب مقاله شایسته داوری است، باید مقاله را در اختیار مناسب‌ترین ارزیابان و داوران قرار دهد. هر ویراستار باید مقاله کامل را ارزیابی کرده و به دقت و به طور کامل آن را مطالعه نماید. اما  ‌نامه به سردبیر اولین و مهم‌ترین شاخصی است که هر ویراستار برای اتخاذ تصمیم‌های مهم آن را بررسی می‌کند.

چرا یک مقاله باید بدون داوری و ارزیابی رد شود؟ سه دلیل اصلی وجود دارد. اولاً ممکن است مقاله در حوزه مجله قرار نداشته باشد. گاهی تنها به این دلیل که بهتر است یک مقاله در مجله متفاوتی منتشر شود بهترین مقاله‌ها را رد می شوند(در آکادمی ابن سینا همواره سعی می‌کنیم مجله مناسب را پیشنهاد کنیم تا نویسنده مقاله خود را به آن مجله ارسال کند).

دلیل دیگر برای رد مقاله بدون داوری، ضعف نگارشی آن به زبان انگلیسی است. البته هر کسی که مقاله را به زبانی غیر از زبان مادری و ملی خود می‌نویسد برای مجله بسیار محترم است. اما اگر داوران قادر به درک معنی جملات نباشند، نمی‌توانند شایستگی فنی مطالعه  را ارزیابی نمایند.

مجلات فیک را بهتر بشناسیم

مجلات هرگز وقت ارزشمند داوران افتخاری خود را هدر نمی دهند مگر آنکه تصور کنند محتوای مقاله روشن و قابل درک است. اگر مقاله به این دلیل رد شود، از نویسندگان می‌خواهند مقاله خود را جهت ویرایش به یک شخص انگلیسی‌زبان تحویل دهند (و یا در بهترین حالت از خدمات ویرایش در بازار استفاده کنند) و سپس مجدداً آن را برای مجله ارسال کنند. در نهایت اگر مشخص شود مقاله نه ماهیت نوین دارد و نه معنی‌دار است، ویراستار مقاله را بدون داوری رد می‌کند.

بنابراین هدف نویسنده در نگارش نامه به سردبیر باید روشن باشد: ارائه اطلاعات کافی برای کسب اطمینان از اینکه مقاله بدون داوری رد نخواهد شد. با در نظر داشتن این موضوع در ادامه به چند توصیه در مورد نگارش نامه همراه مقاله اشاره خواهد شد.

cover letter ساختارمند

cover letter همانند نامه تجاری استاندارد نگارش یافته و در اختیار سردبیر قرار می‌گیرد. این نامه باید دقیق و متمرکز باشد- بیشتر از یک صفحه نباشد و حاوی تمام اطلاعاتی باشد که ویراستار برای اتخاذ تصمیم مناسب برای رد/ارسال برای داوری به آن نیاز دارد. 

بسیاری از ویراستاران و سردبیران از طرف‌داران سرسخت چکیده‌های ساختارمند هستند که در آن مهم‌ترین حوزه‌های موضوعی مورد نیاز در چکیده با اضافه کردن عناوین فرعی و بخش‌های فرعی مشخص می‌شوند (یعنی ساختار). با به عاریه گرفتن این ایده، ساختار از قبل تعیین شده باعث می‌شود cover letter بسیار مؤثر و کاربردی باشد. کار خود را با مقدمه/ ادای احترام نامه تجاری استاندارد آغاز کنید. سپس در متن مقاله، با یک یا دو جمله برای هر موضوع ساختار زیر را تکمیل کنید:

اطلاعات مقاله: عنوان مقاله ارسال شده و نوع مقاله (نامه، مقاله عادی، مقاله بخش ویژه، مقاله مروری، سردبیری، مکاتبات و غیره). اگر مقاله خود را برای بخش ویژه ارسال کرده‌اید به عنوان بخش ویژه اشاره کنید.
مسئله‌ای که بررسی شده است: چه مسائلی زمینه‌ساز انجام این مطالعه بوده‌اند؟ چه شکافی پر شده است؟ زمینه گسترده‌تر برای این مطالعه چیست؟

بداعت مطالعه: در مطالعه حاضر چه چیزی جدید است که قبلاً منتشر نشده است؟ " تا جایی که می‌دانیم این اولین گزارشی است که نشان می‌دهد ...."

اهمیت مطالعه: چرا محتوای جدید که در بالا به آن اشاره شد حائز اهمیت است؟ تأثیر احتمالی آن بر این رشته چیست؟

تناسب با مجله حاضر: چرا این مطالعه به مجله حاضر تعلق داشته و مورد خوشایند مخاطبان آن قرار می‌گیرد؟ انتشار این مقاله چه نفعی برای مجله دارد؟ (با حوزه مجله آشنا شوید). مشخص کنید که آیا مقاله حاضر بر پایه مطالعاتی که قبلاً در این مجله منتشر شده‌اند استوار است و یا به نحو دیگری دارای ارتباط مستقیم با مقالات این مجله است. 

انتشار دوگانه: "مقاله حاضر قبلاً منتشر نشده و اکنون تحت چاپ، تحت داوری قرار نداشته و جهت انتشار به مجله دیگری ارسال نخواهد شد". 

تاییدیه نویسنده: "کلیه نویسندگان مقاله ارسال شده را مطالعه و تایید کرده و با ارسال آن برای مجله حاضر موافقیت می نمایند". 

در نهایت، cover letter را با نام و اطلاعات تماس جهت ارتباط با نویسنده به پایان برسانید.
مواردی که باید در نامه به سردبیر از آنها اجتناب شود عبارات مربوط به اغراق یا گزافه گویی در مورد نتایج، نتیجه‌گیری هایی که مورد حمایت داده‌های موجود در مقاله قرار ندارند، جملاتی که به صورت کلمه به کلمه از متن مقاله کپی‌برداری شده اند (لطفا چکیده را کپی و پیست نکنید!) و زیاده روی در جزئیات فنی هستند. به خاطر داشته باشید که نامه همراه مقاله باید کوتاه و خلاصه باشد- تنها کافی است به مهم‌ترین مطالب اشاره کنید. 

اگرچه رعایت ساختار در نامه به سردبیر همیشه مدنظر مجلات قرار دارد، نویسندگان در نهایت آزادی می توانند از سایر رویکردهای قراردادی استفاده کنند. اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات فوق‌الذکر در نامه به سردبیر قید شده‌اند. در رابطه با سایر مجلات، می‌توان در فرآیند ارسال آنلاین به این توصیه ها اشاره کرد، بنابراین نیازی به نامه همراه مقاله وجود ندارد.

به طور خلاصه می توانید موارد زیر را در نگارش نامه به سردبیر در نظر بگیرد.

1. عنوان و مشترک خطاب: نامه به سردبیر باید با عنوان مناسبی شروع شود که موضوع نامه را مشخص کند. همچنین، باید به صورت فرمی با استفاده از اصطلاحات مناسب و محترمانه به سردبیر خطاب شوید.

2. معرفی مختصر: در این بخش، باید خودتان را معرفی کنید و نشان دهید که در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید و چرا قصد ارسال نامه خود را دارید.

3. دلیل ارسال نامه: در این قسمت باید دلیل ارسال نامه خود را به سردبیر توضیح دهید. مثلاً می‌توانید ایده‌های جدیدی برای مطالب مجله ارائه کنید یا اظهار نظر در مورد یک مقاله خاص کنید.

4. محتوای نامه: در این بخش، شما به نقد و ارائه پیشنهاد‌ها و ایده‌های خود در مورد موضوع مورد نظر پرداخته و دلایل و مدرک‌هایی را برای اثبات و دفاع از نظرات خود ارائه می‌دهید.

5. خاتمه: در نهایت، باید با ابراز احترام به سردبیر نامه خود پایان دهید و برای رسیدگی به نامه خود از ایشان تشکر کنید.

6. امضا: در انتهای نامه باید با ذکر نام و توقیع خود، اعتبار و صحت نامه خود را تأیید کنید.

جمع بندی

ضرورت ارائه نامه همراه مقاله ماهیت اختیاری ندارد- این نامه مهم‌ترین بخش فرآیند ارسال و داوری مقاله است. نامه همراه مقاله اگر به خوبی تدوین شود با تضمین آنکه تصمیم "رد بدون داوری" اتخاذ نخواهد شد باعث هموارتر شدن روند ارزیابی و داوری می شود، بنابراین به فرآیند داوری و رسیدن به نتیجه مطلوب سرعت بیشتری می‌بخشد. با توجه به تمام زحماتی که برای آماده‌سازی یک مقاله جهت انتشار انجام شده است، اگر صرفاً به دلیل نامه نامناسب همراه مقاله رد شود واقعا شرم آور است.